Estas políticas establecen las condiciones bajo las cuales se aceptarán cambios o devoluciones de productos de café empacado Topeca, tanto para consumidores finales como para clientes comerciales (cafeterías, restaurantes, hoteles y distribuidores).
1. Definiciones
- Consumidor Final: Persona que adquiere el producto en supermercados, tiendas o plataformas minoristas para consumo propio.
- Cliente Comercial: Negocio que compra café Topeca para prepararlo y venderlo a sus clientes (cafeterías, restaurantes, hoteles, etc.).
- Producto Elegible: Bolsas de café tostado y/o molido de la marca Topeca, en cualquiera de sus presentaciones.
2. Condiciones generales aplicables a todo tipo de cliente
- Topeca garantiza la calidad y frescura del café hasta la fecha de caducidad indicada en el empaque.
- No se aceptarán devoluciones de:
- Producto caducado.
- Producto dañado por uso indebido, mala manipulación o almacenamiento incorrecto.
- Producto caducado.
- Todas las solicitudes de devolución deben incluir:
- Número de lote.
- Fecha de producción y vencimiento.
- Fecha de compra.
- Fotografía del producto y la anomalía.
- Foto de comprobante de compra.
3. Políticas de devolución para consumidor final
Estas políticas aplican cuando el producto fue adquirido en supermercados, tiendas de conveniencia o distribuidores minoristas.
3.1 Motivos válidos de devolución
- Producto con olor, color o sabor anormal debido a defectos de origen.
- Producto con fecha de vencimiento vencida al momento de la compra.
3.2 Plazos de devolución
- Hasta 7 días después de la compra para productos defectuosos.
3.3 Procedimiento
- El consumidor debe acudir a oficina de Odyssey Coffees con:
- El producto
- El recibo o factura de compra.
- El producto
- Se recibirá el producto y se le repondrá por uno de igual tipo y valor. La reposición se realizará siempre y cuando el empaque contenga el 80% o más del producto, ya sea café en grano o molido. Menos de eso, no se podrá realizar una reposición.
- Se cumplirá el proceso correspondiente de quejas, reclamos y devoluciones por el área de Calidad para dar seguimiento a la inspección y análisis.
4. Políticas de devolución para clientes comerciales (Cafeterías, Restaurantes y Hoteles)
Las compras a través del departamento comercial tienen políticas especiales orientadas al manejo de inventario profesional.
4.1 Motivos válidos de devolución
- Producto recibido con empaque dañado en la entrega.
- Error en la presentación, tueste o cantidad enviada.
- Lote con defectos sensoriales comprobables por el equipo de calidad.
- Incongruencia entre la factura y la mercancía entregada.
4.2 Motivos NO aceptados
- Sobreinventario por mala planificación del cliente.
- Producto abierto, manipulado o utilizado.
- Producto con almacenamiento incorrecto (exposición al calor, humedad, olores fuertes, etc.).
- Producto cerca de vencerse por rotación interna inadecuada.
4.3 Plazo de devolución
- Hasta 72 horas después de la entrega para producto dañado o errores logísticos.
- Hasta 7 días hábiles para reclamos de calidad.
4.4 Procedimiento
- El cliente debe contactar a su ejecutivo comercial dentro de los plazos establecidos.
- Debe presentar:
- Factura
- Número de lote
- Evidencia fotográfica y/o video
- Factura
- El equipo de Topeca podrá solicitar inspección en el sitio.
- Topeca evaluará el reclamo y definirá la resolución en un máximo de 5 días hábiles.
4.5 Soluciones disponibles para clientes comerciales
- Reposición parcial o total del lote.
- Nota de crédito aplicable a futuras compras.
- Recolección del producto defectuoso si se considera necesario.
5. Condiciones especiales
- Topeca se reserva el derecho de rechazar devoluciones fuera de los plazos o sin evidencia clara.
- Los cambios están sujetos a disponibilidad del producto.
- En caso de retiro masivo por defecto comprobado, Topeca coordinará la devolución de inventario directamente con cada cliente.
